Viestintä aiheena Vanhempainliiton verkkokahvilassa 21.1.2021

Suomen Vanhempainliiton kevätkauden ensimmäisessä vanhempaintoimijoiden verkkokahvilatapaamisessa 21.1.2021 aiheena oli  vanhempainyhdistyksen viestintä. 

Illan aikana kuultiin alustuksena Suomen Vanhempainliiton viestinnän asiantuntijan Leena Herlevi-Valtosen puheenvuoro. Reseptiikkaa vanhempainyhdistyksen viestintään- esityksessä käytiin läpi vanhempainyhdistyksen viestinnän peruskysymyksiä MITÄ (ydinviesti), KENELLE (kohderyhmä(t)), MITEN (kanavat ja työnjako) ja MIKSI. Leena kehotti pohtimaan erityisesti kysymystä MIKSI: Miksi viestimme, mikä on viestinnän tavoite ja tulokset.Leena suosittaa tarkastamaan, että vanhempainyhdistyksen/-toimikunnan viestintään liittyvät perusasiat ovat kunnossa. Näitä ovat tavoitettavuus, ydintoiminnan kuvaus, avoimuus, aktiivisuus, osallistumisen helppous sekä  kannustus/tuki/palaute /kiitos. Leena nosti esiin erityisesti sen, että vanhempaintoimikunnan/-yhdistyksen yhteystietojen tulisi olla ajan tasalla kaikissa kanavissa. Onko teidän vanhempaintoimikuntasi/-yhdistys mainittu myös koulun kotisivulla yhteystietoineen? Sieltä vanhempi, ehkä tuleva aktiivijäsen, etsii yhteystietoja ja mahdollisuutta osallistua toimintaan ensimmäiseksi. Oulun kaupungin koulujen sivulla on Kodin ja koulun yhteistyö- osio, mutta tulisiko sitä ehkä yhdenmukaistaa, että kaikki huoltajat saisivat sivulta saman tiedon. Leena kannusti myös lisäämään vanhempainyhdistyksen yhteystietoja esimerkiksi järjestötoimijoille tarkoitettuihin kanaviin, sillä ihmiset hakeutuvat useita eri reittejä pitkin toimintaan. Oulun alueella tällainen kanava on esimerkiksi ihimiset.fi josta myös kOuluvanhemmat löytyvät.

Uuden kokeilua sekä lapset ja nuoret mukaan

Viestintäkanavia on useita ja jokainen vanhempainyhdistys löytää omat toimivat tapansa ja kanavansa. Leena korosti esityksessään, että kannattaa etsiä perinteisten kanavien ja keinojen lisäksi uusia tapoja viestiä, olla innovatiivinen. Vanhempaintoimikunnan/-yhdistyksen tulisi olla aina mukana koulun/päiväkodin toiminnassa. Leena kannusti ajamaan sinnikkäästi koululle ja päiväkodille tätä asiaa. Se ei ole helppoa ja vaatii asennemuutosta, mutta vanhempien kuuluu olla mukana auttamassa kasvatuskumppanuuden hengessä. Vanhempainliitosta kannustetaan myös osallistamaan lapsia ja nuoria viestinnässä. Nuoret voisivat toimia vaikka someagentteina, ja heillä on usein osaamista esimerkiksi videoiden tekemisessä. Tai miten olisi logosuunnittelukilpailu? Ajattelemisen aihetta antoi myös Leenan viesti: Ei ole olemassa mitäään Uniikki viestintä - palkintoa, jota jaettaisiin vanhempaintoimijoille. Hän kannusti rohkeasti kopioimaan muiden onnistuneita viestintäkeinoja ja -kampanjoita, tekijänoikeusasiat tietysti huomioiden. Esityksen lopuksi Leena vielä antoi 10 kysymyksen listan vanhempainyhdistyksen hallitukseen viemiseksi ja kannusti ottamaan pelkästään viestinnän yhdeksi kokouksen aiheeksi. Osallistujille jaettiin vielä jälkikäteen materiaalia someraivoon ja kuntavaaliteemaan liittyen.

Hyviä esimerkkejä Haukiputaan koulun vanhempainyhdistykseltä

Oulun alueellisen vanhempainyhdistyksen jäsenyhdistyksen, Haukiputaan koulun vanhempainyhdistyksen, puheenjohtajaa, Anne Haimakaista, oli pyydetty verkkokahvilatapaamiseen kertomaan oman yhdistyksen viestinnästä esimerkein. Anne kertoi oman yhdistyksensä viestinnän periaatteista, joita ovat avoimuus, ajantasaisuus, tavoitteellisuus ja viestinnän luonne yhdistyksen toimintaa tukevana. Avoimuutta edistävät esimerkiksi sovitut sähköpostijakelulistat, pöytäkirjakoosteet, muistiot sekä avoin tiedostonhallinta hallituksen jäsenille. Kotisivu kannattaa pitää ajan tasalla. Somekanavissa omalle toiminnalle tärkeitä toimijoita kannattaa ottaa seurantaan ja tehdä linkityksiä heidän julkaisuihinsa omalla sivulla. Suositeltavaa on seurata Suomen Vanhempainliiton julkaisuja, sekä Oulussa esimerkiksi Oulun kaupungin, Oulun alueellisen vanhempainyhdistyksen sekä oman toimikunnan/yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeiden järjestöjen julkaisuja. Kannattaa ehkä myös seurata oman alueen puskaradiokeskusteluja ja ohjata niissä käytäviä koulujen toimintaan liittyviä keskusteluja vanhempainyhdistyksen tai koulun suuntaan. Esimerkkinä kestoaihe kouluruoka, johon liittyviä haasteita voidaan yhdessä ratkoa koululla esimerkiksi ruokalatoimikunnan avulla.

Haukiputaan koulun vanhempainyhdistyksessä viestintä on otettu mukaan toimintasuunnitelmaan yksityiskohtaisesti ja tavoitteiden toteutumista seurataan. Viestintään liittyvä työnjako voi muotoutua paitsi hallitusvastuiden ja muiden toimintaan liittyvien vastuualueiden, mutta myös kiinnostuksen ja osaamisen kautta. Jos tykkäät tehdä esimerkiksi tapahtumamainoksia tai käytät aktiivisesti Facebookia, vinkkaa rohkeasti omalle toimikunnalle/yhdistykselle asiasta, ehkä viestintään osallistuminen voisi olla se sinun juttusi osallistua sen toimintaan omalta kotisohvaltasi.

Haukiputaan koulun vanhempainyhdistyksen toiminnassa kanavina korostuvat kasvotusten toteutuvat tapaamiset ja tapahtumiin osallistumiset, joista monet ovat koronan vuoksi olleet harmillisesti tauolla. Opettajajäsenen hoitaa yhdistyksessä Wilma-viestinnän huoltajien suuntaan. Avoimen Facebook-sivun kautta ylläpitäjät voivat tehdä julkaisuja ja linkityksiä vanhempainyhdistyksen nimellä. WhatsApp-ryhmät toimivat aktiiveilla parhaiten, mutta sähköpostit koetaan usein kuormittavana. Niitä lähetetään aktiiveille harkitusti ja jäsenillekin vain muutamia vuodessa. Vanhempien luokkakohtaisten vanhempaintiimien WhatsApp-keskusteluryhmät aktivoivat usein huoltajia ottamaan yhteyttä helpolla tavalla aktiiveihin, kun he ovat oman lapsen kautta ryhmässä mukana. Haukiputaan koulun vanhempainyhdistys on ottanut käyttöön Suomen Vanhempainliiton jäsenyhdistyksilleen tarjoaman Yhdistysavaimen kotisivun ilmaisversion ja ulkoasun. Käyttöönotto sekä sivujen päivittäminen sujuivat vaivattomasti. Kotisivu toimii tietopakettina yhdistyksen toiminnasta ja yhteystiedoista. Sivulla on myös myös yhteydenottolomake, jonka kautta voi ilmoittautua yhdistyksen jäseneksi. Sähköpostiviestinnässä Haukiputaan vanhempainyhdistys suosittelee vakioallekirjoituksen käyttöönottoa. Siinä voi olla yhdistyksen toiminnan ydinviesti sekä linkit kanaviin, joista voi lukea lisätietoa (esim.kotisivu tai FB-sivu). 

Viestintä, vaikeaa vai luonnollinen osa toimintaa?

Viestintä koetaan usein haasteelliseksi, esimerkiksi viestinnän luonteeseen kuuluva vuorovaikutteisuus tuntuu usein puuttuvan ja viestintä näyttää lähinnä tiedottamiselta. Miten viestinnästä saa tehokasta, niin että se houkuttelee uusia mukaan toimintaan? Haukiputaalla on mietitty, että olennaista on olla esillä. Sekin on tärkeä viesti siitä, että yhdistys on aktiivinen ja voi houkuttaa uusia toimijoita mukaan jossain vaiheessa. Viestinnän haasteisiin saa apua esimerkiksi alueelliselta vanhempainyhdistykseltä, jolta usein löytyy osaamista eri viestinnän aloilta tai se voi ottaa aiheen esille keskusteluissa alueen toimijoiden kesken ja jakaa esimerkiksi viestintään liittyviä hyviä käytäntöjä.  Suomen Vanhempainliiton materiaalia kannattaa hyödyntää monipuolisesti ja osallistua viestinnän koulutuksiin, joita on tarjolla myös verkossa.

Oman puheenvuoronsa lopuksi Anne vielä esitteli esimerkein oman yhdistyksensä Facebook-sivun julkaisuja ja niiden tavoitettuja henkilömääriä. Jos esimerkiksi lisää omaa tekstiä linkittämäänsä julkaisuun, voi tavoitettujen henkilöiden määrä tuplaantua. Vaihtamalla julkaisun tekijää vaihtuu usein myös tyyli. Ei kannata aliarvioida kuvien voimaa, usein kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja houkuttaa klikkaamaan ja lukemaan pitkänkin viestin. Vanhempainyhdistyksen omien tempausten ja tapahtumien julkaisut tavoittavat yleensä parhaiten. Vielä jos tempaus liittyy alueellisesti kiinnostavaan asiaan ja sen pystyy jakamaan paikalliseen puskaradioon, tavoitettujen henkilöiden määrä voi nousta tuhansiin henkilöihin.